Ce document appartient à la Société Canadienne de Journalisme des Étudiants en Physique, référée ci-dessous en tant que « la SCJÉP » ou « la Société », et décrit les politiques d’opération de la Société. Des définitions pertinentes peuvent être trouvées dans la Constitution de la Société.
(Veuillez noter que le masculin n'est utilisé que pour alléger le texte et désigne des personnes aussi bien féminines que masculines.)
Article A – Fréquence de publication
a) Appels pour la publication
(i) Des appels pour la publication seront délivrés chaque année, pas plus tard que le 15 avril puis encore pas plus tard que le 15 novembre.
(ii) Des appels pour la publication seront imprimés dans chaque numéro du JCÉP.
(iii) Des appels pour la publication seront faits à la Conférence Canadienne des Étudiants en Physique, tenue annuellement, généralement à la mi-automne.
(iv) Les appels pour la publication peuvent être arbitrairement plus fréquents, dépendant de la réponse des collaborateurs, mais ne peuvent être moins fréquents que ce qui est permis par les sous-sections (i), (ii), et (iii) ci-dessus.
b) Publication
(i) Au moins trois (3) numéros seront publiés à chaque année.
(ii) Les numéros seront distribués au plus tard les 1 septembre, 15 janvier et 30 mars de chaque année.
(iii) La publication peut être plus fréquente si la réponse des collaborateurs est plus élevée que prévu.
Article B – Revenus et budget
a)
Le Comité de rédaction se réserve le droit de
charger des frais d’inscription et de solliciter de nouveaux
abonnements et des renouvellements pour couvrir les coûts
d’opération, de production, d’impression et de
distribution du JCÉP.
b) Les coûts des espaces
publicitaires seront décidés à la première
assemblée du Comité de rédaction suivant une
Assemblée de sélection du Comité de rédaction
et se fonderont sur le tirage du Journal et la demande de publicité
précédente. Ces coûts inclueront la Taxe sur les
Produits et Services (TPS) de 7% et seront disponibles sur le site
Web de la SCJÉP, de même que sur demande auprès
du Rédacteur en chef.
c) Les revenus provenant de
commandites seront acceptés, à moins que la réception
des fonds ne soit conditionnelle à des clauses jugées
inacceptables par le Comité de rédaction.
d) Les
revenus en surplus serviront à couvrir les frais
d’enregistrement d’un délégué du
Comité de rédaction à la Conférence
Canadienne des Étudiants en Physique.
e) Le Rédacteur
administratif doit produire à la fois un budget de l’année
précédente et un budget projeté pour l’année
suivante à la première assemblée du Comité
de rédaction suivant une Assemblée de sélection
du Comité de rédaction.
f) Toute dette devra être
réglée par le Comité de rédaction avant
l'installation de son successeur.
Article C – Listes de courriels
a) Une liste des courriels de tous les membres sera maintenue.
(i) Cette liste sera utilisée pour tenir les Assemblées générales.
(ii) Toute correspondance envoyée aux membres de cette liste doit se faire en « copie carbone invisible » (CCI).
b) Une liste des courriels de tous les membres du personnel sera maintenue.
(i) Cette liste sera utilisée pour tenir les assemblées du personnel.
(ii) Toute correspondance envoyée aux membres de cette liste doit se faire en « copie carbone invisible » (CCI).
c) Une liste des courriels de tous les membres du Comité de rédaction sera maintenue.
(i) Cette liste peut être utilisée pour tenir les assemblées du Comité de rédaction.
d)
Les rédacteurs ont droit à des adresses courriel qui
montrent explicitement leur affiliation au JCÉP.
e) Le
contenu de toute correspondance faite à travers toutes les
listes de courriels doit être pertinent au JCÉP, et des
exceptions ne peuvent être faites qu’avec la permission
du Comité de rédaction.
(i) Tout individu prenant part à une activité jugée par le Comité de rédaction comme étant une utilisation abusive des listes de courriels verra son adhésion révoquée et son nom retiré des listes de courriels.
Article D – Tirage
a)
Tous les collaborateurs recevront deux (2) copies des numéros
auxquels ils auront contribué.
b) Tous les membres ne
contribuant pas recevront une (1) copie de chaque numéro.
c)
Le coordonnateur des études de premier cycle ou le directeur
de chaque département de physique canadien recevra :
(i) approximativement cent vingt-cinq (125) copies de chaque numéro s’il y a plus de 150 étudiants de premier cycle en physique à son institution.
(ii) approximativement soixante-quinze (75) copies de chaque numéro s’il y a entre 100 et 150 étudiants de premier cycle en physique à son institution.
(iii) approximativement vingt-cinq (25) copies de chaque numéro s’il y a entre 50 et 100 étudiants de premier cycle en physique à son institution.
(iv) approximativement quinze (15) copies de chaque numéro s’il y a entre 10 et 50 étudiants de premier cycle en physique à son institution.
(v) approximativement cinq (5) copies de chaque numéro s’il y a moins de 10 étudiants de premier cycle en physique à son institution.
d)
Recevoir le JCÉP à l'extérieur du Canada
implique des coûts additionnels pour couvrir les frais d'envoi.
e) Des copies en réimpression et numéros précédents
demandent des frais d'au moins 6 $ par copie.
f) Le tirage sera
réévalué chaque année à la
première assemblée du Comité de rédaction
suivant la sélection du Comité de rédaction,
selon la demande et les revenus de la publicité.
Article E – Liberté éditoriale
En tout temps, le Comité de rédaction du JCÉP se réserve le droit de refuser de publier toute soumission pour toute raison. Les décisions concernant la publication seront prises aux assemblées du Comité de rédaction.
Article F – Processus d’arbitrage
a)
L’arbitrage ne s’applique qu’aux articles de
recherche et à certains articles de fond si le Comité
de rédaction juge qu'ils ont un contenu scientifique devant
être vérifié.
b) L’arbitrage sera
toujours doublement aveugle. C’est-à-dire que l’identité
de l’auteur sera inconnue de l’arbitre et vice-versa.
c)
S'il advient que l'article n'est pas retourné au Comité
de rédaction avant la date spécifiée, l'adhésion
de l'arbitre sera révoquée et l'article sera envoyé
à un autre arbitre.
d) Il n’est ni requis ni attendu
de la part des arbitres qu’ils corrigent les erreurs de style
ou de grammaire : c’est la tâche des rédacteurs.
Article G – Éditorial
a)
L’éditorial est écrit par un membre du Comité
de rédaction et traite d’un enjeu relié à
la physique ou aux études.
b) Ne doit pas être plus
long que 750 mots.
c) Dans le cas d'un article en anglais, doit
être écrit en accord avec le Chicago Manual of Style
et avec le Guide stylistique du JCÉP. Ce dernier a
priorité en cas de conflit.
d) Si envoyé
électroniquement, le texte doit être envoyé au
Rédacteur en chef en tant que courriel format « texte
seulement ».
e) Si envoyé à travers la poste
régulière, une copie papier doit être envoyée
à l’adresse postale de la SCJÉP.
f) Faire
partie du Comité de rédaction n’empêche pas
les rédacteurs de contribuer à d’autres sections
du JCÉP.
Article H – Lettres à la rédaction
a)
Les lettres en anglais seront lues et corrigées pour
correspondre au Chicago Manual of Style et au Guide
stylistique du JCÉP par le Rédacteur anglophone ou
un délégué. Les lettres en français
seront lues et corrigées par le Rédacteur francophone
ou un délégué.
b) Le Rédacteur en
chef devra vérifier l'authenticité de toute lettre par
des moyens appropriés.
c) Si le temps le permet et que la
lettre est la réponse à un article de recherche,
l’auteur de l’article peut être contacté
pour des commentaires ou clarifications qui peuvent être
publiés. La réponse de l’auteur doit aussi suivre
le format d’une lettre à la rédaction.
d) Les
auteurs ne seront pas demandés de répondre à une
lettre qui réfère à un article qui n’est
pas un article de recherche.
e) Une lettre à la rédaction
doit suivre les indications suivantes :
(i) Ne doit pas excéder 350 mots.
(ii) Doit inclure les nom, institution, adresse postale et numéro de téléphone de l’auteur de la lettre.
(iii) Si la lettre est écrite suite à un article paru dans un numéro précédent du JCÉP, celle-ci doit nommer lequel, par numéro ou par date.
Article I – Critiques, nouvelles, commentaires et articles de fond
a)
Une critique est l’évaluation d’un livre, film,
logiciel, site Web, équipement ou autre média ou outil
relié à la physique.
b) Une nouvelle décrit
un événement récent relié à la
physique ou aux études, généralement, mais sans
y être réduite, avec un point de vue canadien.
c) Un
commentaire exprime l’opinion de l’auteur face à
divers enjeux reliés à la physique ou aux études.
d)
Un article de fond est un texte qui n'est pas de la fiction, qui est
écrit en prose et qui ne correspond pas aux définitions
de nouvelle, critique ou commentaire.
e) Si envoyé
électroniquement, le texte doit être envoyé dans
le corps d’un courriel format « texte seulement »
ou en pièce jointe sous le format Microsoft Word ou LaTeX, et
toute image l’accompagnant doit être sous le format JPEG,
TIFF ou EPS.
(i) Les photos envoyées doivent suivre les indications données à l’Article K.
(ii) Toute figure ou photo devrait inclure une brève légende d’environ 50 mots la décrivant. Tous les axes des graphiques devraient être étiquetés avec des noms et des unités. Les graphiques n’ont pas besoin de titre, puisque les légendes sont déjà la pour bien les décrire.
f) Si le texte est envoyé à travers la poste régulière, une copie papier doit être envoyée à l’adresse postale de la SCJÉP. Les figures l’accompagnant doivent être séparées du texte avec une figure seule sur chaque page.
(i) Les photos envoyées doivent suivre les indications données à l’Article K. Si elles sont envoyées par la poste régulière, l’enveloppe devrait être marquée « NE PAS PLIER - DO NOT FOLD ».
f) Que la soumission soit envoyée électroniquement ou par la poste, une Page couverture de critique, nouvelle ou commentaire dûment complétée doit être envoyée par courriel au Rédacteur en chef.
(i) Une soumission sans Page couverture ne sera pas considérée pour publication.
g)
Chaque auteur de cette section doit envoyer une photo de son visage
qui accompagnera son texte.
h) Les articles ne doivent pas
dépasser 750 mots.
i) Les articles et légendes en
anglais doivent être écrits en accord avec le Chicago
Manual of Style et avec le Guide stylistique du JCÉP.
Ce dernier a priorité en cas de conflit.
j) Les articles
doivent être envoyés au Rédacteur en chef avant
une date limite spécifiée pour être considérés
pour la publication.
k) Les auteurs devraient donner en référence
au moins deux sources d’information utilisées pour
l’article et qui sont facilement accessibles pour une
vérification rapide de la précision.
Article J – Articles de recherche
a)
Un article de recherche est la documentation écrite d’une
recherche effectuée par des étudiants de premier cycle
qui est originale ou reproduite.
b) Si envoyé
électroniquement, le texte doit être envoyé dans
le corps d’un courriel format « texte seulement »
ou en pièce jointe sous le format Microsoft Word ou TeX (par
exemple LaTeX, Scientific Word, Scientific Notebook), et toute image
l’accompagnant doit être dans le format JPEG, TIFF ou
EPS.
(i) Les photos envoyées doivent suivre les indications données à l’Article K.
(ii) Toute figure ou photo devrait inclure une brève légende d’environ 50 mots la décrivant. Tous les axes des graphiques devraient être étiquetés avec des noms et des unités. Les graphiques n’ont pas besoin de titre, puisque les légendes sont déjà la pour bien les décrire.
c) Si le texte est envoyé à travers la poste régulière, une copie papier doit être envoyée à l’adresse postale de la SCJÉP. Les figures l’accompagnant doivent être séparées du texte avec une figure seule sur chaque page. Un précis doit précéder le texte.
(i) Les photos envoyées doivent suivre les indications données à l’Article K. Si elles sont envoyées par la poste régulière, l’enveloppe devrait être marquée « NE PAS PLIER - DO NOT FOLD ».
d) Que la soumission soit envoyée via courriel ou via la poste, une Page couverture d’article de recherche dûment complétée doit être envoyée par courriel au Rédacteur en chef.
(i) Une soumission sans Page couverture ne sera pas considérée pour la publication.
e)
Un article ne doit pas dépasser 2500 mots, avec chaque
équation comptant pour un mot. Le précis ne doit pas
dépasser 100 mots.
f) Le précis doit résumer
les aspects importants de la recherche.
g) Les articles et
légendes en anglais doivent être écrits en accord
avec le Chicago Manual of Style et avec le Guide
stylistique du JCÉP. Ce dernier a priorité en cas
de conflit.
h) La soumission sera initialement révisée
par le Rédacteur en chef. S'il juge que l'article mérite
d'être envoyé à un arbitre, il le pré-éditera
en corrigeant les erreurs de style, d'orthographe et de contenu
évidentes et renverra l'article à l'auteur avec des
demandes de clarification si nécessaire. Si l'auteur apporte
les corrections nécessaires avant une date limite spécifiée,
la soumission sera envoyée à au moins un (1) arbitre du
JCÉP pour arbitrage, et le manuscrit révisé par
l'arbitre sera envoyé avec ses commentaires à l'auteur.
Si, au contraire, le Rédacteur en chef n'est pas convaincu
qu'il est approprié d'envoyer l'article à un arbitre,
la soumission sera envoyée au reste du Comité de
rédaction. Si une majorité de membres du Comité
de rédaction juge que l'article est approprié, celui-ci
passera à la pré-édition et à
l'arbitrage. Si le Comité de rédaction vote que
l'article n'est pas approprié, une liste de commentaires des
rédacteurs à son propos sera envoyée à
l'auteur.
i) Si l’arbitre recommande la publication de
l’article, l’auteur devra faire les corrections et
changements nécessaires et retourner le manuscrit final au
Rédacteur en chef.
j) Les articles doivent être
envoyés (et retournés) au Rédacteur en chef
avant une date limite spécifiée pour être
considérés pour la publication.
Article K – Photos et graphiques
a)
Une photo ou production graphique originale reliée à la
physique se trouvera sur la page couverture de chaque numéro
du JCÉP.
b) Les photos doivent être envoyées
au Rédacteur en chef.
c) Si envoyée
électroniquement, l’image doit être en format
JPEG, TIFF ou EPS.
d) Si envoyée à travers la poste
régulière, l’image doit être postée
à l’adresse postale de la SCJÉP.
(i) Si elle est envoyée par la poste régulière, l’enveloppe devrait être marquée « NE PAS PLIER - DO NOT FOLD ».
e)
Chaque image soumise devrait être accompagnée d’une
brève légende (environ 50 mots) la décrivant.
f) Que la soumission soit envoyée par courriel ou par la
poste, une Page couverture de photo ou graphique dûment
complétée doit être envoyée par courriel
au Rédacteur en chef.
(i) Une soumission sans Page couverture ne sera pas considérée pour publication.
g)
Les légendes en anglais doivent être écrites en
accord avec le Chicago Manual of Style et avec le Guide
stylistique du JCÉP. Ce dernier a priorité en cas
de conflit.
h) Les images doivent être envoyées au
Rédacteur en chef avant une date limite spécifiée
pour être considérés pour la publication.
i)
Les photos et graphiques peuvent aussi être utilisés sur
la couverture arrière du JCÉP.
Article L – Publicité
a)
Des indications sur le contenu et les restrictions sur la taille et
la couleur, de même que le format de soumission pour une
publicité à apparaître seront disponibles sur le
site Web de la SCJÉP de même que sur demande de la part
du Rédacteur en chef.
b) Les versions finales de publicités
ou de logos envoyés électroniquement au JCÉP
doivent être en TIFF, PDF ou EPS et joints à un courriel
envoyé au Rédacteur en chef. Il est recommandé
d'envoyer aussi une copie sur papier à l'adresse postale du
JCÉP.
c) Les publicités qui seront montées
par le Comité de rédaction devront partir d'un texte
envoyé dans un courriel « texte seulement » ou un
fichier Microsoft Word ou LaTeX et d'images d'une résolution
d'au moins 300 dpi en TIFF, EPS ou JPEG.
d) Les publicités
devraient être en noir et blanc, sauf dans le cas d'une
publicité destinée à la couverture arrière
du Journal qui peut être en couleur. Les publicités en
couleur destinées à l'intérieur du JCÉP
seront transformées en noir et blanc de manière
appropriée.
e) Les publicités ne devraient pas
dépasser ces limites :
(i) Un quart de page : 3,75'' de large par 5'' de haut
(ii) Une demi-page : 7,5'' de large par 5'' de haut
(iii) Une page complète : 8,5'' de large par 11'' de haut
(iv) Logos : aire de 9 cm²
f)
Les publicités et logos peuvent être modifiés à
cause de restrictions de couleur ou de taille. Les publicités
d'un quart et d'une demi-page peuvent être aggrandies ou
réduites jusqu'à 15% pour accomoder la mise en page.
g)
La date limite pour la réception de publicités en
version finale est quatre semaines avant la date de distribution du
numéro. La date limite pour la réception de publicités
à être montées est de six semaines avant la date
de distribution du numéro. La date limite de réception
du paiement est deux semaines avant la date de distribution du
numéro.
Article M – Indications pour les rédacteurs et les collaborateurs
a)
Un Guide stylistique du JCÉP, avec des règles
complètes et détaillées par rapport au style des
textes apparaissant dans le Journal Canadien des Étudiants en
Physique sera maintenu par le Rédacteur anglophone et le
Rédacteur francophone et mis à la disposition de tous
les rédacteurs et de toute personne chargée de la
révision. Tout texte devra suivre le Chicago Manual of
Style et le Guide
stylistique du JCÉP.
b)
Le Guide stylistique du JCÉP
devrait être mis à jour à chaque fois qu'une
nouvelle décision est prise quant au style, et être
révisé au moins une fois par cycle de publication.
c)
Un ensemble complet d'Indications pour les collaborateurs sera
maintenu par le Comité de rédaction. Il inclut des
indications sur le style, le contenu, la longueur, les contraintes
sur le format pour la soumission, les dates limites et un calendrier
du processus éditorial, de même que des instructions
pour la soumission au JCÉP.
d) Les Indications pour les
collaborateurs seront disponibles sur le site Web du JCÉP et
sur demande auprès du Rédacteur en chef.
e) À
la fin de chaque cycle de publication, chaque rédacteur
compilera un Rapport final contenant des procédures et des
protocoles suggérés pour ses tâches auprès
de la SCJÉP. Les rapports seront disponibles pour le Comité
de rédaction entrant.
Article N – Candidats pour le Comité de rédaction
a)
Un appel de candidatures pour le Comité de rédaction
pour le prochain cycle de publication sera émis avant la
parution de l'avant-dernier numéro d'un cycle de publication
sur le site Web de la SCJÉP, ou dans l'avant-avant-dernier
numéro d'un cycle de publication, ou les deux. Un appel de
candidatures sera aussi publié dans l'avant-dernier numéro
d'un cycle de publication.
b) Les candidats potentiels doivent
indiquer au Rédacteur en chef pour quelle(s) position(s) ils
aimeraient postuler.
c) Les candidats potentiels pour une position
au sein du Comité de rédaction receront une copie
carbone invisible (CCI) de toute la correpondance reliée au
JCÉP du rédacteur qui occupe la position désirée,
à partir du premier appel de candidatures d'un cycle de
publication donné. De plus, les candidats aux postes de
Rédacteur francophone et de Rédacteur anglophone
recevront une CCI de la correspondance du Rédacteur en
chef.
d) Les rédacteurs donneront aux candidats quelques
responsabilités reliées au JCÉP après
l'avant-dernier numéro d'un cycle de publication.
e) Les
candidats potentiels doivent soumettre un dossier contenant une
lettre d'accompagnement d'au plus une (1) page format lettre, un
curriculum vitæ d'au plus deux (2) pages format lettre, et un
portfolio d'au plus cinq (5) pages format lettre démontrant
leurs talents en écriture, design et édition au
Directeur du Comité de sélection du Comité de
rédaction préliminaire au plus tard le 5 avril pour
être considérés comme des candidats pour le
Comité de rédaction du cycle de publication suivant.
f)
Les dossiers de tous les candidats seront postés sur le
serveur du JCÉP hors du site Web principal du JCÉP.
Les membres de la SCJÉP y auront accès.
Article M – Administration
a)
Un site Web au nom de domaine cupj.ca sera enregistré et
maintenu en tout temps, et devra être mis à jour après
la publication de chaque numéro et après le passage de
chaque date limite de soumission.
b) Chaque collaborateur, à
l’exception d’un rédacteur écrivant
l’éditorial, soit soumettre la Page couverture
correspondante dûment complétée avec sa
soumission.
c) Un arbitre doit soumettre une Page couverture
d’arbitrage avec le manuscrit révisé.
d) Des
versions anglaise et française de la constitution, des
politiques, des Pages couverture, des indications pour les lettres,
des Indications pour les collaborateurs, des indications pour la
publicité, des coûts de la publicité et les
archives du JCÉP (i.e. tous les numéros précédents)
seront disponibles sur le site Web de la SCJÉP.
e) Les
procès-verbaux des assemblées du Comité de
rédaction et du personnel seront rendus publics sur
demande.
f) Des copies électroniques du JCÉP seront
rendues disponibles pour le téléchargement sur le site
Web de la SCJÉP.
g) Chaque numéro aura deux (2)
copies de sauvegarde gravées sur disque compact.
h) La
SCJÉP obtiendra et conservera le statut d’organisme de
bienfaisance sous la Loi sur l’Impôt, ce qui permet des
reçus déductibles d’impôt pour des
contributions monétaires à la Société.
i) Le dépôt légal est laissé à
la discrétion du Comité de rédaction. Si déposé,
deux (2) copies du JCÉP seront envoyées à la
Bibliothèque Nationale du Canada à l’intérieur
d’une (1) semaine de la publication.
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