(Veuillez
noter que le masculin n'est utilisé que pour alléger le
texte et désigne des personnes aussi bien féminines que
masculines.)
Article I – NOM
1.1 L’organisation à laquelle ce document appartient sera désignée comme la Société Canadienne de Journalisme des Étudiants en Physique, référée ci-dessous en tant que « la SCJÉP » ou « la Société ».
Article II – MANDAT
2.1 Contribuer à l’éducation des étudiants de premier cycle en physique à travers la publication d’un journal sur papier et sur Internet qui sera désigné comme le Journal Canadien des Étudiants en Physique. En tout temps, le Journal Canadien des Étudiants en Physique devra demeurer une société sans but lucratif.
2.2 Fournir une source d’informations fiable et claire centrée principalement, mais non exclusivement, sur la recherche effectuée par des étudiants canadiens de premier cycle en physique et dans des disciplines reliées, de même que sur des enjeux affectant directement ceux-ci.
2.3 En accord avec les attributs d'un organisme de bienfaisance tels que définis par l'Agence des douanes et du revenu du Canada, la Société devra être dirigée sans intention de gains à l'intention de ses membres, et tous les profits ou autres gains de la Société devront être utilisés pour la promotion de ses objectifs.
Article III – DÉFINITIONS
3.1 « Le Journal Canadien des Étudiants en Physique », ou simplement « le Journal », désigne le journal publié par la Société.
3.2 « Collaborateur » désigne tout individu qui a contribué d’un texte (autre qu’une lettre), d’une photographie, d’un graphique, d’une assistance administrative ou éditoriale ou d’un travail de mise en page qui est apparu dans le Journal Canadien des Étudiants en Physique, sauf s'il s'agissait d'une publicité.
3.3 « Session » désigne une période de quatre (4) mois. La période s’étendant de janvier à avril sera appelée la « session d’hiver », la période de mai à août la « session d’été » et la période de septembre à décembre la « session d’automne ».
3.4 « Cycle de publication » désigne une période de huit mois commençant au début de la session d'automne d'une année et se terminant à la fin de la session d'hiver de l'année suivante.
3.5 « Étudiant de premier cycle » désigne tout individu qui :
3.5.1 est inscrit dans un programme menant à l’obtention d’un baccalauréat à une université accréditée.
3.5.2 était inscrit durant la session précédente ou est inscrit pour la session suivante à un programme menant à l’obtention d’un baccalauréat à une université accréditée.
3.5.3 détient un baccalauréat d'une université accréditée, mais ne correspond pas aux définitions d’un étudiant des cycles supérieurs, d'un étudiant des cycles supérieurs en physique, d'un professeur et d'un professeur en physique données à l’Article 3, Sections 7, 8, 9 et 10.
3.6 « Étudiant de premier cycle en physique » désigne tout individu qui :
3.6.1 est inscrit dans un programme menant à l’obtention d’un baccalauréat en physique ou en sciences avec une majeure dans tout domaine de la physique, incluant l'astronomie, à une université accréditée.
3.6.2 était inscrit durant la session précédente ou est inscrit pour la session suivante à un programme menant à l’obtention d’un baccalauréat en physique ou en sciences avec une majeure dans tout domaine de la physique, incluant l'astronomie, à une université accréditée.
3.6.3 détient un baccalauréat d'une université accréditée, en physique ou en sciences avec une majeure dans tout domaine de la physique, incluant l'astronomie, mais ne correspond pas aux définitions d’un étudiant des cycles supérieurs, d'un étudiant des cycles supérieurs en physique, d'un professeur et d'un professeur en physique données à l’Article 3, Sections 7, 8, 9 et 10.
3.7 « Étudiant des cycles supérieurs » désigne tout individu qui :
3.7.1 poursuit une maîtrise ou un doctorat à une université accréditée.
3.7.2 détient une maîtrise ou un doctorat d'une université accréditée, mais ne correspond pas aux définitions d'un professeur et d'un professeur en physique données à l'Article 3, Sections 9 et 10.
3.8 « Étudiant des cycles supérieurs en physique » désigne tout individu qui :
3.8.1 poursuit une maîtrise en sciences (MSc) ou un doctorat de philosophie (PhD) avec orientation de la recherche vers tout champ de la physique, incluant l’astronomie, à une université accréditée.
3.8.2 détient une maîtrise en sciences (MSc) ou un doctorat de philosophie (PhD) d'une université accréditée avec orientation de la recherche vers tout champ de la physique, incluant l’astronomie, mais ne correspond pas aux définitions d'un professeur et d'un professeur en physique données à l'Article 3, Sections 9 et 10.
3.9 « Professeur » désigne tout individu :
3.9.1 occupant un poste de professeur titulaire ou sur la voie de la titularisation dans toute université accréditée.
3.9.2 occupant une position de recherche senior à une institution de recherche d'un gouvernement ou de l’industrie.
3.10 « Professeur en physique » désigne tout individu :
3.10.1 occupant un poste de professeur titulaire ou sur la voie de la titularisation dans un département de physique de toute université accréditée.
3.10.2 occupant une position de recherche senior à une institution de recherche d'un gouvernement ou de l’industrie se spécialisant en physique ou dans des disciplines reliées.
3.11 « Rédacteur en chef » désigne un étudiant canadien de premier cycle en physique ou un étudiant canadien des cycles supérieurs en physique mandaté par la Société pour la servir en tant que rédacteur en chef pour un mandat commençant le premier mai et se terminant le 30 avril de l’année suivante.
3.12 « Rédacteurs » désigne des étudiants canadiens de premier cycle ou des cycles supérieurs tenant des positions de rédaction dans la Société autres que la position de Rédacteur en chef, mais incluant le Directeur de la distribution. Ces individus ont un mandat commençant le premier mai et se terminant le 30 avril de l’année suivante.
3.13 « Arbitre » désigne un étudiant des cycles supérieurs en physique ou un professeur en physique qui n'est pas le Rédacteur en chef ni un rédacteur et qui a évalué ou s'est engagé à évaluer impartialement un (des) article(s) de recherche soumis.
3.14 « Personnel » désigne le Rédacteur en chef, les rédacteurs, les arbitres des trois (3) derniers numéros du Journal Canadien des Étudiants en Physique et les collaborateurs des trois (3) derniers numéros du Journal Canadien des Étudiants en Physique.
3.15 « Comité de rédaction » désigne le Rédacteur en chef et les rédacteurs.
3.16 « Comité de rédaction préliminaire » désigne le Rédacteur anglophone, le Rédacteur francophone, le Rédacteur de production, le Rédacteur administratif et le Directeur de la distribution.
3.17 « Membre » désigne tout individu correspondant à la définition donnée dans l’Article 4, Section 1 ci-dessous.
3.18 « Abonné » désigne tout individu qui a payé un montant pour l'année courante pour recevoir le Journal Canadien des Étudiants en Physique.
3.19 « La physique et les disciplines connexes » désigne toutes ces disciplines sans s’y restreindre : physique (expérimentale et théorique), génie physique, géophysique, physique numérique, physique environnementale, chimie physique, physique médicale et biophysique, astronomie et astrophysique, physique nucléaire, physique des particules, physique de la matière condensée et optique, cosmologie. La pertinence de toute soumission tombant hors des disciplines susmentionnées sera jugée par le Comité de rédaction.
Article IV – ADHÉSION
4.1 Sont membres de la Société le personnel, les membres des Comités de rédaction des trois (3) derniers cycles de publication et tous les abonnés.
4.2 Une liste des membres doit être maintenue par le Rédacteur en chef et doit être disponible aux membres sur demande.
4.3 Un membre peut renoncer à son adhésion en le communiquant par écrit au Rédacteur en chef.
4.4 Un vote aux deux tiers (2/3) du Comité de rédaction ou un vote à la majorité simple de tous les membres a le pouvoir de démettre tout membre, incluant le personnel.
4.5 Tout membre suspendu sous les conditions de l’Article 4, Section 4 peut retrouver son adhésion par un vote aux deux tiers (2/3) du Comité de rédaction ou un vote à la majorité simple de tous les membres.
4.6 La cotisation annuelle des membres, établie à la première assemblée du Comité de rédaction suivant une Assemblée de sélection des membres du Comité de rédaction, doit être payée avant que la pleine adhésion ne soit accordée. Cette cotisation n’est pas remboursable.
4.7 Chaque membre de la SCJÉP a droit à une (1) copie de chaque numéro du Journal Canadien des Étudiants en Physique. Les collaborateurs ont droit à deux (2) copies du numéro auquel ils ont contribué.
4.8 Chaque membre de la SCJÉP a le droit de voter à une Assemblée générale.
4.9 Aucun membre de la Société ne recevra de rémunération pour ses services.
Article V – ASSEMBLÉES
5.1 Les Assemblées générales des membres de la Société consisteront en une correspondance par courriel en « copie carbone invisible » (CCI) entre le personnel de la Société et tous ses membres. Sur demande d’un des membres, ou si tout membre du Comité de rédaction juge l’information pertinente, le contenu de la correspondance sera publié sur le site Web de la Société. Une Assemblée générale peut être demandée par tout membre, et une assemblée du Comité de rédaction tenue au plus une semaine après la demande décidera si celle-ci est acceptée.
5.2 Une assemblée du personnel peut être demandée par tout membre du personnel, et consistera en une correspondance par courriel en CCI envoyée à tous les membres du personnel. Le contenu de la correspondance doit être approuvé par le Comité de rédaction avant que celle-ci ne soit envoyée, laquelle approbation doit être décidée à une assemblée du Comité de rédaction tenue au plus une semaine après la demande d’assemblée.
5.3 Une assemblée du Comité de rédaction est valide si les conditions suivantes sont satisfaites :
5.3.1 Le Rédacteur en chef et au moins deux (2) rédacteurs doivent être présents. Dans le cas d’une assemblée par courriel, le Rédacteur en chef doit commencer l’assemblée en envoyant un courriel à tous les membres du Comité de rédaction et recevoir une réponse de la part d’au moins deux (2) rédacteurs.
5.3.2 Un rédacteur doit prendre le procès-verbal, ou, dans le cas d'une assemblée par courriel, conserver la correspondance pertinente.
5.3.3 Une assemblée du Comité de rédaction doit être tenue le 30 mai de chaque année ou avant.
5.4 Une Assemblée de sélection des membres du Comité de rédaction, en accord avec l’Article 6, doit être tenue le 15 avril de chaque année ou avant.
5.5 Dans le cas où un membre du Comité de rédaction perdrait son adhésion en accord avec l’Article 4, Section 4, une Assemblée générale d’urgence doit être appelée et être tenue au plus tard une (1) semaine après la révocation, et doit être suivie par une Assemblée de sélection des membres du Comité de rédaction, tenue au plus tard deux (2) semaines après la révocation.
5.6 Un procès-verbal complet doit être pris pour chaque assemblée du Comité de rédaction, de même que pour chaque Assemblée de sélection des membres du Comité de rédaction, et être disponible aux membres sur demande au plus tard une semaine après l’assemblée.
5.7 Chaque assemblée du Comité de rédaction doit être présidée par le Rédacteur en chef ou par son désigné. Si un conflit survient quant à la procédure suivie durant l’assemblée, la dernière édition de Robert’s Rules of Order doit être considérée comme la source définitive.
5.8 Chaque Assemblée de sélection des membres du Comité de rédaction sera présidée par un membre choisi à partir du Comité de rédaction sortant du Journal Canadien des Étudiants en Physique, sélectionné par le personnel à partir de nominations acceptées à une assemblée générale tenue au plus tard le premier avril de chaque année.
5.9 Toute motion présentée à toute assemblée de la Société sera considérée comme passée si une majorité simple des membres présents vote en faveur de la motion. Dans le cas d’une assemblée par courriel, le vote des membres qui ne répondent pas à l’intérieur d’une période de temps spécifiée et pas plus longue qu'une (1) semaine ne sera pas considéré valide.
Article VI – SÉLECTION DES MEMBRES DU COMITÉ DE RÉDACTION
6.1 Le Comité de rédaction préliminaire entrant sera sélectionné par un comité composé des membres suivants :
- Tous les membres du Comité de rédaction sortant du Journal Canadien des Étudiants en Physique. Un (1) de ces membres, sélectionné par le personnel à partir de nominations acceptées à une Assemblée générale tenue au plus tard le premier avril de chaque année, agira en tant que Président. Le Président doit ne pas postuler pour une position au sein du Comité de rédaction.
- Deux (2) membres choisis parmi le personnel et qui ne sont pas membres du Comité de rédaction sortant, sélectionnés par le personnel à partir de nominations acceptées à une Assemblée générale tenue au plus tard le premier avril de chaque année.
- Un (1) membre qui ne fait pas partie du personnel et sélectionné par le personnel à partir de nominations acceptées à une Assemblée générale tenue au plus tard le premier avril de chaque année.
6.1.1 Un candidat ne peut pas postuler pour plus de deux (2) positions.
6.1.2 Les candidats pour le Comité de rédaction préliminaire seront sélectionnés parmi les applications reçues, à une assemblée du Comité de sélection du Comité de rédaction préliminaire. Chaque candidat sera interrogé par le Comité, en personne ou via courriel.
6.2 Le Rédacteur en chef sera sélectionné par un comité composé des membres suivants :
- Les membres du Comité de sélection des rédacteurs;
- Les rédacteurs entrants.
6.2.1 Les candidats pour le poste de Rédacteur en chef sont le Rédacteur anglophone et le Rédacteur francophone sélectionnés en accord avec l’Article 6, Section 1 ci-dessus.
6.2.2 La décision du Comité de sélection du Rédacteur en chef sera finale mais pourra être renversée par un vote aux deux tiers (2/3) des membres à une Assemblée générale.
6.3 Un même individu peut occuper jusqu’à deux (2) positions sur le Comité de rédaction, mais le Rédacteur en chef ne peut pas être la même personne que le Rédacteur administratif, et le Rédacteur anglophone ne peut pas être la même personne que le Rédacteur francophone. Chaque position ne peut être tenue que par un seul individu.
Article 7 – TÂCHES DU PERSONNEL
7.1 Le Rédacteur en chef doit :
7.1.1 présider toutes les assemblées de la SCJÉP lorsque présent.
7.1.2 superviser les affaires générales de la SCJÉP et assurer l’accomplissement du mandat de la Société.
7.1.3 superviser, en coopération avec le Rédacteur administratif, les affaires financières de la SCJÉP.
7.1.4 représenter les intérêts de la SCJÉP devant toute organisation externe.
7.1.5 détenir l’autorité de signer pour le compte bancaire de la Société.
7.1.6 maintenir une liste des membres du Comité de rédaction, du personnel et des membres de la SCJÉP.
7.2 Le Rédacteur anglophone doit :
7.2.1 avoir étudié la physique en anglais pour au moins cinq (5) sessions hors Québec, ou pour au moins trois (3) sessions en physique en anglais au Québec, ou démontrer une connaissance et une compréhension équivalentes et adéquates de la physique, et posséder une maîtrise ferme de la langue et de la grammaire anglaises dans l’écriture formelle.
7.2.2 réviser toutes les soumissions anglophones, incluant, sans s’y restreindre, les articles de recherche, articles de nouvelles, critiques, commentaires, articles de fond, éditoriaux et lettres en vue de la précision de la grammaire anglaise.
7.2.3 envoyer tous les articles de recherche de langue anglaise à des arbitres appropriés dans un délai suffisamment court.
7.2.4 recruter de nouveaux arbitres de langue anglaise si nécessaire.
7.3 Le Rédacteur francophone doit :
7.3.1 avoir étudié la physique en français pour au moins cinq (5) sessions hors Québec, ou pour au moins trois (3) sessions en physique en français au Québec, ou démontrer une connaissance et une compréhension équivalentes et adéquates de la physique, et posséder une maîtrise ferme de la langue et de la grammaire françaises dans l’écriture formelle.
7.3.2 réviser toutes les soumissions francophones, incluant, sans s’y restreindre, les articles de recherche, articles de nouvelles, critiques, commentaires, articles de fond, éditoriaux et lettres en vue de la précision de la grammaire française.
7.3.3 envoyer tous les articles de recherche de langue française à des arbitres appropriés dans un délai suffisamment court.
7.3.4 recruter de nouveaux arbitres de langue française si nécessaire.
7.4 Le Rédacteur de production doit :
7.4.1 éditer toutes les photos, graphiques et publicités.
7.4.2 recevoir la version finale des textes, photographies et graphiques, incluant les publicités, et les compiler dans un format esthétiquement acceptable pour le reste du Comité de rédaction dans un délai suffisamment court.
7.4.3 relire la version finale des textes pour s’assurer de la clarté et de la précision dans le style, la présentation et la grammaire.
7.4.4 envoyer le produit fini au Directeur de la distribution.
7.4.5 documenter et écrire au moins un article de nouvelles, critique ou commentaire par cycle de publication si nécessaire.
7.5 Le Rédacteur administratif doit :
7.5.1 recruter de nouvelles sources de publicité et maintenir les sources actuelles de revenu.
7.5.2 maintenir des archives détaillées de la publicité et autres revenus, des dépenses et de toute autre transaction financière de la SCJÉP.
7.5.3 émettre les factures et reçus tel qu'il est nécessaire.
7.5.4 administrer tous les débours des fonds de la Société.
7.5.5 s’assurer de la sécurité des propriétés financières de la Société.
7.5.6 coordonner les autres affaires administratives de la Société, incluant le statut d’organisme de bienfaisance, et remplir les retours de taxe comme nécessaire.
7.5.7 réviser la version finale du Journal, et documenter et écrire au moins un article de nouvelles, critique ou commentaire par cycle de publication si nécessaire.
7.6 Le Directeur de la distribution doit :
7.6.1 obtenir une version finale de chaque numéro du Journal Canadien des Étudiants en Physique et faire imprimer des copies papier selon le tirage du Journal.
7.6.2 rendre disponible la version finale de chaque numéro sur le site Web de la Société.
7.6.3 coordonner l’envoi des copies papier du Journal Canadien des Étudiants en Physique à tous les membres du personnel, abonnés et départements de physique.
7.6.4 recruter de nouveaux abonnés et maintenir les abonnements courants au Journal Canadien des Étudiants en Physique.
7.6.5 mettre à jour et maintenir le site Web de la Société et établir les adresses courriel du Comité de rédaction, soit en personne ou à travers un délégué.
7.6.6 documenter et écrire au moins un article de nouvelles, critique ou commentaire par cycle de publication si nécessaire.
7.7 Un arbitre doit :
7.7.1 lire une copie non révisée d’un article de recherche provenant d’un étudiant et qui lui est envoyée par le Comité de rédaction.
7.7.2 évaluer le contenu scientifique de l’article et produire des commentaires écrits spécifiques à propos de l’article et des figures qu’ils contient.
7.7.3 si l’auteur affirme que l’article décrit une recherche originale, vérifier qu’elle l’est vraiment.
7.7.4 exprimer son opinion à savoir si l’article devrait être publié ou non dans le Journal Canadien des Étudiants en Physique, et retourner l’article avec des commentaires écrits au Comité de rédaction dans un délai suffisamment court.
7.7.5 signaler par écrit au Comité de rédaction tout changement dans son statut qui pourrait affecter son efficacité en tant qu’arbitre.
7.8 Pour devenir un collaborateur, on doit :
7.8.1 signaler par écrit son intention de soumettre une contribution avant une date limite spécifiée.
7.8.2 soumettre la contribution avant une autre date limite spécifiée subséquente.
7.8.3 dans le cas d’un article de recherche, si un arbitre juge que la soumission mérite d’être publiée dans le Journal avec des changements spécifiés, modifier le manuscrit et retourner et le manuscrit original arbitré et le manuscrit final au Comité de rédaction dans un délai suffisamment court.
Article VIII – POLITIQUES
8.1 Les politiques de la SCJÉP sont définies comme des règlements passés par le Comité de rédaction et qui demeurent en effet jusqu’à ce qu’ils soient effacés. Une politique ne peut pas contredire la présente Constitution de la SCJÉP.
8.2 Tout membre du Comité de rédaction peut proposer l’établissement ou l’amendement d’une politique. La proposition doit être formellement présentée par écrit à une assemblée du Comité de rédaction.
8.3 La ratification de l’établissement ou de l’amendement proposé requiert le consentement unanime du Comité de rédaction.
8.4 Le retrait ou la modification d’une politique se produira de la façon indiquée dans les sections précédentes pour l’ajout et l’amendement.
Article IX – AMENDEMENTS
9.1 Tout amendement à ce document doit être soumis par écrit au Comité de rédaction et sera automatiquement mis à l’ordre du jour pour discussion et vote à la prochaine Assemblée générale. Une majorité aux deux tiers (2/3) de tous les membres est nécessaire pour l’approbation d’un amendement constitutionnel.
Article X – DISSOLUTION DE LA SOCIÉTÉ
10.1 La Société Canadienne de Journalisme des Étudiants en Physique peut être dissoute par un vote unanime de tous les membres à une Assemblée générale.
10.2 Dans le cas de dissolution de la SCJÉP, tous les fonds seront donnés à un organisme de bienfaisance enregistré choisi par un vote majoritaire des membres.
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